Coordonnateur(trice) des services de paie, de retraite et d'avantages sociaux

Objectif du poste

Le/la coordonnateur(trice) de la paie, des pensions et des avantages sociaux est le point de contact de première ligne avec les employés concernant les services de paie, de pension et d'avantages sociaux.

Sous la direction du/de la gestionnaire des services de paie, des pensions et des avantages sociaux, les coordonnateurs(trices) sont responsables d'assurer l'exactitude des données des employés pour toutes les facettes du traitement des transactions commerciales de paie, de pensions et d'avantages sociaux. Ils/elles sont responsable de la saisie de toutes les modifications de fichiers maîtres, des transactions de paie et de s'assurer que les employés sont inscrits à tous les régimes d'avantages sociaux et de retraite dès qu'ils y sont admissibles, en plus d'assurer la liaison entre les employés et les fournisseurs de régimes. Les coordonnateurs(trices) PPB jouent un rôle important dans tous les processus de congé de absence (LOA); en veillant à ce que la continuation des avantages sociaux et de la pension soit communiquée et exécutée pendant toute la durée du congé d'un employé.

Principales responsabilités

• Fournir des conseils et des orientations aux employés concernant la paie, la pension et les avantages sociaux, en utilisant des compétences interpersonnelles exceptionnelles et une connaissance de chaque groupe syndical et de leurs conventions collectives et politiques d'entreprise respectives.
• Établir l'admissibilité aux avantages sociaux des employés, les couvertures, les dates d'effet et la configuration des retenues sur la paie conformément aux contrats syndicaux et aux accords de politique sur les avantages sociaux.
• Servir d'intermédiaire entre les employés et Canada Life, Sun Life et les tiers de paie.
• S'assure que tous les documents, livlets et brochures d'information sur la paie, la pension et les avantages sociaux sont exacts et à jour pour la diffusion.
• Offrir une orientation sur les avantages sociaux et la pension aux nouveaux employés en fournissant un aperçu résumé des avantages spécifiques au régime.

Saisie de données et traitement de la paie, de la pension et des avantages sociaux (PP&B)

• Traiter les documents de paie initiaux des nouvelles embauches pour s'assurer que toutes les informations nécessaires sont reçues et saisies avec précision dans Ultimate Kronos Group (UKG); faire un suivi au besoin. Créer des dossiers de nouvelle embauche et les classer en conséquence.
• Mettre à jour les gains et les déductions des employés conformément aux listes de contrôle de la paie et au traitement d'événements spécifiques.
• S'assurer que les procédures, y compris les listes de contrôle de traitement des événements, sont à jour en tout temps.
• Traiter les formulaires d'inscription aux avantages sociaux et coordonner toute la paperasse requise à envoyer à l'interne ou à un tiers.
• Saisir les données sur les employés de la paie et les changements de statut avec les employés existants dans le système. Mettre à jour les flux de travail de la paie, des pensions et des avantages sociaux selon les notifications des employés ou des gestionnaires (nouvelles embauches, cessations d'emploi, congés, retours, réembauches, changements de statut).
• Auditer et réviser pour vérifier l'exactitude.
• Auditer toutes les entrées de paie en utilisant les dossiers de période de paie, les registres et les rapports d'audit quotidiens pour assurer l'exactitude.
• Traiter les ajustements de paie pour les remboursements d'employés / la perception des primes le cas échéant.
• Mettre à jour les informations sur les bénéficiaires et les personnes à charge dans le système (envoyer les formulaires de pension et de REER à Sun Life le cas échéant).
• Examiner et donner suite à la correspondance du transporteur d'assurance pour l'émission des droits d'exonération de prime en vertu des avantages d'assurance-vie collective.
• Audit de retour au travail - auditer la paie pour s'assurer que tous les paiements de primes sont à jour pour les employés de retour.
• Examiner les avis de cessation d'emploi et calculer la paie finale, y compris l'indemnité tenant lieu de préavis, l'indemnité de départ, etc.; Examiner les détails pour les dates d'effet et la continuation potentielle de la paie et/ou des avantages sociaux (forfaits de séparation involontaire (ISP) ou retraités).
• Émettre les registres d'emploi (RE) pour les employés qui cessent leur emploi lors de la paie courante.
• Émettre des lettres et saisir les transactions de l'année à ce jour pour les employés en congé qui sont configurés avec prélèvement automatique (anciennement traitement des chèques manuels).
• Travailler avec les membres de l'équipe de rapport et de contrôle pour enquêter sur les écarts et les corriger au besoin.

Émission de lettres et de correspondance

• Lettres de continuation des avantages sociaux et de la pension; maintenir les formulaires d'élection et les informations bancaires.
• Lettre de cessation des avantages sociaux (si aucune réponse n'est reçue à la lettre de continuation des avantages sociaux). Couper les avantages sociaux dans le système pour les employés qui refusent ou qui ne répondent pas à la lettre de continuation des avantages sociaux.
• Lettre de cessation d'emploi (option de continuer les avantages sociaux).
• Confirmation des personnes à charge admissibles.
• Fournir les montants des primes payées à des fins fiscales.
• Prélèvement automatique et traitement des chèques pour les employés en congé.
• Saisir les données de continuation des avantages sociaux par prélèvement direct dans le système Ulti-pro (mensuel).
• Saisir les données de pension payées par Canada Life/Manulife (groupe pilote).
• Faire référence croisée entre le fichier de déduction des avantages sociaux et le rapport de chèque initial et le transmettre au spécialiste des pensions pour l'approbation de la pension.
• Effectuer ses fonctions conformément aux politiques et procédures établies en accordant une considération primordiale à la sécurité personnelle, ainsi qu'à la sécurité des collègues et des clients.
• Effectuer d'autres tâches connexes, telles que assignées.

Qualifications requises

• Connaissance et expérience du traitement de la paie et des avantages sociaux.
• Forte attention aux détails.
• Capacité à effectuer de multiples tâches conformément à des délais stricts.
• Solide connaissance de Microsoft Outlook, Word et Excel.
• Fortes compétences interpersonnelles.
• Maîtrise de la langue anglaise, à l'oral et à l'écrit. (Doit être capable de communiquer avec des clients internes et externes anglophones à travers le pays).

Qualifications préférées

• Diplôme universitaire de premier cycle ou diplôme collégial.
• Désignation PCP (Gestionnaire de la conformité de la paie).
• CEBS (Spécialiste agréé en avantages sociaux).
• Maîtrise de la langue française ou connaissance pratique.

Avantages de se joindre à notre équipe primée

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Avec plus de 4 200 professionnels dévoués, Jazz favorise un milieu de travail uni par un objectif et soutenu par des programmes et des politiques qui promeuvent la sécurité, la diversité et le mieux-être. Jazz est fière d'être reconnue pour son fort engagement envers les gens et la culture. Visitez notre page Prix et reconnaissance de l'entreprise pour en savoir plus sur les honneurs que nous avons mérités.

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Notre engagement envers la diversité, l'équité, l'inclusion et l'accessibilité

Nous nous efforçons de rendre notre lieu de travail accessible et inclusif. Pour soutenir votre succès, nous pouvons fournir des mesures d'adaptation pour les personnes ayant un handicap, telles que des ajustements ou des mesures d'assistance pour éliminer les obstacles pendant le processus de recrutement. Si vous avez besoin d'un support d'accessibilité, veuillez nous contacter à taleosupport@flyjazz.ca.

Jazz valorise la diversité et nous habilitons nos employés à favoriser une culture interne d'inclusion. Jazz s'engage à offrir des opportunités équitables d'emploi et d'avancement professionnel et nous travaillerons continuellement pour créer des environnements de travail inclusifs et accessibles pour maximiser le potentiel individuel ainsi que la santé et la sécurité psychologiques. Répondre aux besoins des passagers est essentiel à notre succès et nous reconnaissons l'importance d'une main-d'œuvre qui reflète les communautés que nous servons.